试论如何搞好水利科技档案的编研工作

   识文网   2020-07-28 00:00:00

  人类进入文字时代后,每个发展阶段都要在档案中留下治水的"痕迹",因此形成了浩如烟海的水利科技档案资料。随着经济全球化的到来,人们在竞争压力之下工作节奏越来越快,水利科技档案要想更好地发挥作用,除在管理上、服务上下功夫外,还要在编研上下功夫。
  一、水利科技档案的特点和内容
  水利的可持续发展离不开科技支撑,地位重要、资料丰富构成了水利科技档案的两大特点。在内容上,水利科技档案分为两大类:科研类档案,技术推广类档案。科研类档案主要包括科研的中长期规划、年度科研计划、专项合同、课题申报批、调研报告、方案论证报告、实施方案、调查或试验记录、技术图表、年度总结、专题总结、鉴定报告、成果申报、论文、工作报告、推广使用报告和奖励证书、专利证书等内容。技术推广类档案主要包括水利科学技术推广过程中形成的合同、设计图纸、工艺设备、操作规程等技术文件材料。其他的还有在国际合作与交往中形成的各类材料等。
  二、关于水利科技档案编研的思考
  水利科技档案的编研工作,是水利科技档案信息的再加工、再创造,是根据水利发展的需要,对相对分散的、不系统的科技档案信息资料按专题按特殊需要进行搜集、筛选、审核、整序、评价、通过事物发展脉络找出其规律性的深加工过程,编研出来的成果,是档案信息开发的必然选择。在开展水利科技档案编研前,先要在两个问题上有一个清醒的思考。
  1. 充分认识做好水利科技档案编研工作的重要性。在关键时刻,提供所需要的科技档案资料。如防汛严防死守或分洪的关键时刻,相关区域的水情资料和雨情资料必须及时提供。在领导重大决策时,提供科学依据和历史参照。如在论证小浪底水库是否上马时,三门峡大坝的是非成败成为争论的焦点,通过档案编研成果的提供,最后使国家没有因三门峡水库出现的问题而裹足不前,毅然决然地又上了小浪底工程。实践证明,小浪底水库不但有效解决了三门峡水库泥沙淤积的世界性难题,提高了黄河渡汛能力及破解了黄河断流的经济文化困扰,还通过放水调沙延缓了中下游河道的淤积。在平时,向社会传播水利科技知识,为水利发展营造好的社会环境。如"5.12"汶川大地震发生后,一时间社会上传言四起,其中一说就是因三峡大坝的修建造成地质构造变化引起的。通过编研长江流域水文地质构造汇编,用史实证明了三峡大坝与大地震的发生没有关系,对舆论导向和维护社会稳定起到了很好的作用。
  2. 做好水利科技档案编研工作需要练好的内功。①熟悉档案资料。一是掌握和熟悉检索工具。通过编目和编制检索工具,既熟悉了内容,也固化了整理成果,又对水利科技档案信息进行了梳理存贮,是事半功倍行之有效的好办法。二是多参加不同专业门类档案资料的收集。不同专业的档案,各有其特点,多参加一些专业门类档案资料的收集,就会多了解一些档案资料的内容。三是到一线跟实践经验丰富的老同志一起参加对科技人员的立卷归档业务的指导和验收。项目(课题)完成后,项目负责人对项目的全部技术文件要进行清点、整理、立卷,然后,列出移送清单,全流程参加一次,这样记忆才会深刻。四是在科技档案保管过程中熟悉。科技档案在保管过程中要定期进行检查,在检查时,要做有心人,既了解库房的保管状况,又熟悉内容。五是主动和科技人员交朋友,虚心向他们学习,多了解一些科技开展情况,听取他们对科技档案编研的意见建议,在耳濡目染中达到对科技档案内容的了解。②熟悉本行业主要科研方向、专业领域、决策流程。一是及时了解水利建设规划及国家关于水利建设新的大政方针。二是了解在防汛、抗旱等不同关键节点上领导决策对科技档案通常都有哪些需要。三是了解本行业科研人员在科研工作中对科技档案需求的一般规律。③掌握档案管理专业知识。水利科技档案与其他档案相比,有内容上的区别,但就本身档案管理而言,又有同质的一面。科技档案人员要进行编研,首先自己要是精通档案专业的行家里手。
  三、开展水利科技档案编研的对策
  1. 选好题,立好项。一是立足水利科技前沿。结合国家大政方针的出台和国家水利整体规划及国际水利科研新动态,集中人力、财力、物力进行专题编研,为领导决策提供依据,为科研提供出发点,为勘察设计提供脉络和参考,争取工作的主动。二是瞄准大命题。面对水利建设投资成几何倍数增加的大发展,档案编研小脚前行就很难与之相适应,必须大手笔、大气魄地瞄准大命题。如国家粮食安全战略提出后,全国不同气候区历年洪涝灾害和干旱灾害编研就属于相应的大命题,也是工作的主要矛盾。做到水利发展的热点、难点在哪里,科技档案的编研就贴近哪里,以有为博有位。
  2. 理顺科技档案编研资金投入渠道。科技档案要和科技管理结合在一起,国家在工程建设中为了配合创新战略,要求改进工艺流程和采用新材料,明确了项目投资中科研应占的比例,但没有明确科技档案编研专项支出。档案编研在为该项目科研提供专项资料支撑,却要按照原程序向科技管理部门报项目要经费。绕来绕去,档案编研人员只能等米下锅,只能量入为出批多少钱干多少活,只能一个工程一个工程走无谓的重复性的申报程序。因此,要加大改革力度,把科技档案编研和科研经费结合在一起,并明确相应比例。只有资金投入渠道顺畅,整个档案编研工作才能有效盘活。
  3. 整合水利科技档案编研资源。目前,水利科技档案编研的现状是:部直属科研单位和各省的科研单位,在各自为战地进行编研,重复编研的课题不在少数。省、市档案编研受人才、资金等因素的制约,编研水平和编研成果只能在低层次徘徊,久而久之,不但挫伤了基层档案编研人员的工作积极性,还造成了人才的流失。因此,要着眼水利行业发展需要,把科技档案资源整合起来,形成全国一盘棋:统一立项、统一投资、统一标准、统一评估、统一开发、资源共享、使科技档案资料和编研人才资源利用最大化、效益最大化。
  4. 在提高编研成果质量上不断努力。如《水利科技动态》的编研,我们要求做到:一新、二准、三精、四系统。"新"是真正反映出水利科技的新成果,手段新变化。"准"是真正反映出水利科技的发展趋势。"精"是让领导和科技人员一目了然。"系统"是整个行业的档案编研立项要有一个统一的规划,按照先急后缓,逐年向前推进,将来把这些零散的珍珠串起来,就是一条完美的项连,切忌东一榔头西一棒子,忙而无功。《水利科技选题录》在选登水利科研题目的同时,也选登科技档案编研的题目,供科技档案编研人员立项时有更多选择。
  5. 逐步形成有明显"水"特色的科技档案编研。水利科技档案编研要实现可持续发展,最终离不开自我造血功能的提升——通过编研成果的开发创造价值。在竞争日益激烈的情况下开发市场,最好的办法是使自己的产品与他人的产品具有差异性。这也是市场规律。这种"差异"具体到水利科技档案编研,就是要通过水文化的揉入形成"水"特色。同时,通过解放思想改进服务方式:如进行咨询服务、跟踪服务、预约服务、上门服务、定项服务等。扩大服务范围:面向不同行业,甚至整个社会进行经营。更新服务手段:结合档案管理现代化,在科技档案编研上广泛采用声、光、电和网络传输,计算机软件开发等新技术手段,使服务能满足用户日益增长的需求。
  参考文献:
  [1]邓绍兴 陈智为主编. 档案管理学. 中国人民大学出版社1997年3月.
  [2]黄夏基. 经济因素在当代中国档案事业发展中的决定作用. 档案学研究2007(2).
  [3]冯惠玲 张辑哲. 档案学概论. 中国人民大学出版社2006年1月.
  (作者单位:河南省水利科学研究院)


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