烟草行业电子文件管理科学化刍议

   识文网   2020-07-28 00:00:00

  随着计算机的普及,各行各业在工作中都形成和积累了大量电子文件,烟草行业也是如此。电子文件是信息时代的新生事物,对电子文件的管理与归档等工作正处于发展和完善的过程中。烟草行业电子文件的管理应根据电子文件和单位的特点,采取相应的措施将电子文件归档管理的难度和风险降到最低,为烟草行业的发展提供情报支持和历史记录。
  一、烟草行业电子文件管理现状
  1. 烟草行业电子文件存储现状。电子文件数量与种类越来越多,但由于烟草行业档案部门尚未开展系统的电子文件归档管理工作,多数电子文件仍分散在形成部门的计算机网络设备或脱机保存的存储载体之中,甚至部分文件由于计算机更新换代、硬盘损坏、软件升级等原因已经丢失或名存实亡。若不及时将这些电子文件整理归档,随着电子文件载体的老化及软件、硬件的更新,将会使大量电子文件丢失或无法读取,这将给单位造成重大的经济损失。因此,将形成的电子文件规范化管理已成为信息时代烟草行业档案管理工作的一项重要任务。
  2. 烟草行业电子文件管理规范化的限制因素。由于烟草部门电子文件管理工作发展不平衡,大部分烟草部门尚未建立完善的"办公自动化系统"(office automation system,以下简称oa系统)平台,电子文件处理过程中的背景信息难以记录和收集,导致电子文件收集并不完整。同时,档案工作者由于相关设备、计算机水平限制及有关法律和标准化建设未能跟上,对电子文件归档工作比较滞后,且有关法规体系和标准化建设相对滞后,使电子文件管理工作进展缓慢。
  3. 对电子文件的科学化管理认识不够。在电子文件科学管理问题上,有的人持"等待观望"态度,有的持"有投入无产出"观点,少有将其纳入单位的工作重点和中心工作,未引起足够的重视。事实上,以电子文件管理为主要内容的信息化建设,虽然是"金档工程",尤其是在工作进行之初,需要投入一定的人力、物力和财力,但并非资金投入的"无底洞",并且从信息化建设成果及长远利益来看,有其明显的经济效益和社会效益。因此,应该转变思想观念,以积极主动的姿态支持和参与电子文件管理工作。
  二、烟草行业电子文件管理科学化的几点建议
  1. 建立健全管理制度,完善标准规范。电子文件的运作、管理是建立在一套标准化体系之上的,熟悉和建立电子文件的标准化体系,是保证烟草行业电子文件顺利归档及有效管理的重要前提。近年来,国家相继颁布了一系列电子文件管理标准和规范性文件,为电子文件和电子档案的规范管理奠定了良好的基础。同时,烟草行业也可以借鉴国外用于数字保存的最重要的规范oais即《开放档案信息系统参考模型》,该模型被全世界信息管理共同体用作数字保存的有效方法,它提出了全方位的档案功能,包括摄取、存储、管理和访问文件,也描述了数字资源归档要求。根据国家现行的主要标准规范和管理办法制定本单位的工作规范和管理制度,具体明确电子文件的管理体制、规定各部门的工作职责及电子文件归档管理各环节工作的程序和技术要求、安全保密措施等,保证电子文件管理工作顺利开展和电子文件的高效管理。
  2. 正确认识和处理技术与管理的关系。俗话说:"三分技术,七分管理",烟草行业中的电子文件管理也是如此。电子文件归档和管理工作是一项技术性较强的信息管理工作,需要计算机技术、网络技术的支持,在有相关技术支持的前提下,主要是工作标准规范和管理制度的建设实施以及电子文件从产生到归档各环节中有关工作人员责任的落实。烟草行业在有功能齐全性能稳定的系统软件及与之相匹配的计算机网络设备、有完善的工作规范和管理制度的情况下,责任心强、具有计算机网络技术基础知识的工作人员,就能胜任电子文件与电子档案管理工作。若有较强的技术力量当然好,工作方便效率高,但对于规模较小、人员编制较少的烟草档案部门,可以实行资源统一配置,在单位"网络中心"内设置信息管理机构、配备专职技术人员,对单位档案和现行文件信息系统服务器等网络设备的安全与维护工作实行集中有效的管理。这样既节省资金,也可以解决档案室等其他部门技术人才缺乏问题,又保证了这些部门工作的技术支持。
  3. 实行"双套制"管理模式。电子文件自身某些特点以及信息技术发展过程中的技术难题,给当前电子文件管理工作带来了一定的风险和较大的难度。因此,我国当前的标准规定具有永久保存价值的电子文件(包括文书和图片等),都必须做成纸质文件或缩微品等同时保存,可以推断今后相当长的一段时间里,都要实行电子文件与纸质档案共存的"双套制"模式,以此来应对电子文件存在的弱点。如在电子文件的法律地位不能确定时提供实体档案,当网络不通时应急提供实体利用服务,若电子文件丢失则可以利用实体档案重新生成电子文件。
  4. 循序渐进地开展电子文件管理工作。与其他行业一样,烟草行业发展也存在地域差异,电子文件管理工作的条件也不平衡,因此,各单位应根据自身的实际情况,采取灵活有效的工作方式。档案人员要充分行使电子文件管理工作的监督指导职能,指导和监督各业务部门将本部门形成和积累的电子文件及时按要求整理并存储到耐久性强的载体中,定期向单位档案馆(室)移交。电子文件规范管理条件尚不成熟的单位,根据实际情况量力而行,循序渐进做好电子文件的归档管理工作。对不同保管情况的电子文件,分别采取不同做法,逐步实现电子文件的标准化、规范化管理。可先实现文本类、照片和扫描图像文件等电子文件的全文管理,然后逐步创造条件收集如音频、视频及多媒体等其他类型的电子文件;若暂无集中保管条件,可以先由档案馆(室)统一编制电子文件载体的"分类号",暂时保管在文件形成部门,待条件成熟后再统一接收,集中保管;先对电子文件的数字信息进行整理并集中存储于耐久性强的存储载体脱机保存,待建成了功能完善的系统管理时,再实现网络化管理和提供利用服务。
  5. 行业内使用统一的oa系统。若各省烟草部门使用统一的oa系统,并将属地烟草部门纳入同一平台中管理,能有效地协调和促进烟草部门信息化建设工作的全面发展,实现资源统一配置,为电子文件科学管理提供条件,真正实现"文档一体化"。烟草行业可参考其他部门的"电子签章系统"软件,依照《中华人民共和国电子签名法》,逐步完善电子文件的法律效力及其安全性、可靠性的保障措施。对于oa系统以外形成的公文,通过其他手段补全。如有些无"版头"的电子文件,可以通过设计"公文版头格式"程序来实现电子文件阅读利用时输出形态上公文内容与格式统一的完整性;对要素不全文件,可以通过扫描文件收文签、发文签等办法尽可能补齐相应电子文件的背景信息,确保电子文件的完整性与可靠性。
  6. 全面提高职工积累和管理电子文件的自觉性。电子文件管理是一项内容复杂、技术性强的系统工程,这项工作的完成,除了资金、技术和法规标准的支持外,还需要全面协调和调动人的积极因素。大力宣传电子文件管理的政策、法规和规范,并定期做好电子文件管理的培训业务指导工作,全面提高职工对电子文件积累和归档管理的自觉性和规范性,全面提升管理人员的工作能力和业务水平。相信在领导的高度重视、档案馆(室)的工作人员积极努力和各业务部门的大力支持下(各业务部门电子文件承办人和电子文件管理员在电子文件的形成、办理、归档移交等工作环节中通力合作),实现实行电子文件科学管理的目标,就能促进电子文件归档管理工作顺利进行和良性发展。
  参考文献:
  [1]冯惠玲 赵国俊. 中国电子文件管理:问题与对策. 中国人民大学出版社2009.3.
  [2]百科qais.[2012-5-3]. http://baike.baidu.com/view/1017765.htm.
  [3]方昀 林学奇等. 电子政务建设与电子文件管理探讨. 中国档案2005(3).
  [4]詹晓荣. 国家大科学工程项目电子文件形成期管理方法. 科技档案2000(3).
  [5]刘越男. 我国电子文件管理的现状、问题与对策. 电子政务2010(6).
  (作者单位:益阳市烟草专卖局)


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